LifeTree OS crystal logo
LifeTree OS™
lifetree.finance
Powrót

Regulamin Świadczenia Usług (B2B)

LifeTree OS — usługa świadczona drogą elektroniczną w modelu B2B, dostępna w domenie lifetree.finance.

Wersja: 1.0. Data obowiązywania: 1 marca 2026 r.

1. Dane Operatora i kontakt

2. Postanowienia ogólne

2.1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Usługi LifeTree OS, w tym warunki zawierania i wykonywania Umowy, zasady płatności, odpowiedzialność Stron oraz procedury wsparcia i reklamacji.

2.2. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą oraz osób działających w ich imieniu w związku z tą działalnością (Klienci B2B). Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów w rozumieniu przepisów prawa.

2.3. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację Regulaminu. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

2.4. Integralną część Umowy stanowią również: Polityka Prywatności, a w zakresie przetwarzania danych powierzonych — Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), o ile ma zastosowanie.

3. Definicje

  • Usługa / LifeTree OS — narzędzie do porządkowania i przechowywania dokumentów finansowych i biznesowych przedsiębiorcy, dostępne jako aplikacja web/PWA, wspierające weryfikację dokumentów, przygotowanie ich do przekazania księgowemu, eksport danych oraz kontrolę dokumentów — z funkcjami pomocniczymi i trybem offline-first.
  • Klient — przedsiębiorca zawierający Umowę z Operatorem.
  • Użytkownik — osoba upoważniona przez Klienta do korzystania z Usługi w ramach jego Workspace.
  • Workspace (Tenant) — wydzielone środowisko Klienta w Usłudze, odrębne logicznie i organizacyjnie od innych środowisk.
  • Dokument — cyfrowy artefakt (np. plik, skan, metadane, rekord), który Klient przechowuje i przetwarza w Usłudze.
  • KSeF — Krajowy System e-Faktur jako system zewnętrzny, zarządzany przez administrację publiczną.
  • Plan — wariant subskrypcji przypisany do Workspace.
  • DPA — Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.
  • RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

4. Zawarcie Umowy i dostęp do Usługi

4.1. Umowa zostaje zawarta z chwilą utworzenia Workspace i zaakceptowania Regulaminu w procesie rejestracji. Z chwilą zawarcia Umowy Klient uzyskuje dostęp do Usługi — w ramach bezpłatnego okresu próbnego, jeżeli Operator go przewiduje, albo bezpośrednio w ramach wybranego Planu. Aktywacja płatnej subskrypcji następuje po zakończeniu okresu próbnego lub w innym terminie wybranym przez Klienta, zgodnie z aktualną ofertą Operatora.

4.2. Klient oświadcza, że działa jako przedsiębiorca, a Użytkownicy korzystają z Usługi wyłącznie w związku z działalnością gospodarczą Klienta.

4.3. Klient zobowiązuje się do podania prawdziwych danych w procesie rejestracji i do ich aktualizacji.

4.4. Klient odpowiada za działania Użytkowników w swoim Workspace oraz za prawidłowe zarządzanie dostępami (w tym zapraszanie księgowych i innych osób upoważnionych).

5. Zakres Usługi i charakter funkcjonalny

5.1. LifeTree OS jest zaprojektowany jako narzędzie operacyjne do pracy z dokumentami finansowymi i porządkiem procesowym w firmie Klienta, w szczególności w modelu:

  • offline-first — tryb odporności na niestabilne łącze (kontynuacja pracy lokalnie i synchronizacja po odzyskaniu połączenia, w zakresie dostępnych funkcji),
  • audit-ready — funkcje porządkowania, rejestrów zdarzeń i dowodów integralności,
  • EU/EOG-sovereign — infrastruktura w EOG (UE), zlokalizowana w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

5.2. Operator może rozwijać Usługę, wprowadzać nowe funkcje, modyfikować interfejs i poprawiać bezpieczeństwo, z poszanowaniem praw Klienta wynikających z Umowy i prawa.

5.3. Operator może udostępniać opcjonalne integracje lub funkcje zależne od systemów zewnętrznych (np. KSeF, usługi e-mail lub inne). Dostępność i zakres takich integracji mogą być ograniczone lub zmienne; ich funkcjonowanie jest niezależne od Operatora i nie stanowi gwarantowanego zakresu Usługi.

6. KSeF, tryb offline-first i ograniczenia

6.1. Klient przyjmuje do wiadomości, że KSeF jest system zewnętrznym. Operator nie ma wpływu na dostępność, wydajność ani poprawność działania KSeF.

6.2. Operator dokłada należytej staranności, aby Usługa wspierała Klienta w utrzymaniu ciągłości pracy w przypadku problemów z systemami zewnętrznymi, w tym m.in. poprzez kolejki operacji i kontrolowaną synchronizację.

6.3. Tryb offline-first nie oznacza gwarancji, że każda funkcja Usługi będzie dostępna bez połączenia z Internetem. Zakres funkcji offline może zależeć od przeglądarki, urządzenia i konfiguracji środowiska Klienta.

6.4. W przypadku konfliktu synchronizacji lub rozbieżności danych, Usługa może wymagać decyzji Użytkownika (np. wybór wersji, ponowienie operacji, weryfikacja).

6.5. Klient pozostaje odpowiedzialny za poprawność merytoryczną i prawną dokumentów, w tym za zgodność podatkową i terminowość obowiązków publicznoprawnych.

6.6. Usługa może stosować mechanizmy ograniczające ryzyko niezamierzonego powielenia operacji w przypadku niestabilnej łączności (np. ponowień żądań w aplikacji PWA). Mechanizmy te mają charakter techniczny i wspierają rozliczalność, jednak nie zwalniają Klienta z obowiązku weryfikacji poprawności merytorycznej dokumentów oraz terminowości obowiązków publicznoprawnych.

7. Alfred (asystent operacyjny) i funkcje AI

7.1. W ramach Usługi dostępne są funkcje wspomagane sztuczną inteligencją (w tym „Alfred — asystent operacyjny"), przeznaczone do usprawnienia pracy z dokumentami, w szczególności: OCR, klasyfikacji, ekstrakcji danych, porządkowania oraz wyszukiwania.

7.2. Funkcje AI, w tym Alfred, mają charakter wyłącznie pomocniczy. Nie stanowią porady prawnej, podatkowej ani księgowej, nie zastępują profesjonalnej konsultacji oraz nie podejmują decyzji w imieniu Klienta. Wyniki działania funkcji AI mogą wymagać weryfikacji przez Użytkownika; Klient pozostaje odpowiedzialny za merytoryczną i prawną poprawność dokumentów oraz zgodność działań z obowiązkami publicznoprawnymi, w szczególności gdy Klient podejmie decyzję wyłącznie na podstawie wyniku działania asystenta AI bez jej weryfikacji.

7.3. W zależności od wybranej funkcji, realizacja zadań AI może wiązać się z przetwarzaniem danych przy udziale dostawców zewnętrznych działających na terenie EOG. Operator stosuje zasady minimalizacji zakresu danych, ograniczenia retencji oraz ochrony poufności, zgodnie z RODO i wdrożonymi środkami bezpieczeństwa. Szczegółowe informacje dotyczące kategorii danych, celów i podstaw przetwarzania oraz odbiorców danych opisano w Polityce Prywatności oraz — jeżeli dotyczy — w Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA).

8. Bezpieczeństwo, integralność i logi

8.1. Operator projektuje Usługę z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa, w tym szyfrowania transmisji (TLS), izolacji logicznej Workspace oraz kontroli dostępu.

8.2. Usługa może rejestrować zdarzenia systemowe (logi) w celach bezpieczeństwa, diagnostyki, zapewnienia rozliczalności oraz przeciwdziałania nadużyciom. Zakres i cele przetwarzania danych są opisane w Polityce Prywatności.

8.3. Operator może stosować mechanizmy dowodowe integralności (np. identyfikatory śledzenia, sumy kontrolne/hashe, rejestry audytowe), aby wspierać rozliczalność i weryfikowalność operacji.

9. Dane, RODO i DPA

9.1. W zakresie danych Klienta (np. dane konta, dane rozliczeniowe) Operator działa jako administrator danych. W zakresie danych wgrywanych przez Klienta do Usługi (np. dokumenty, dane kontrahentów, dane pracowników w dokumentach) Operator może działać jako podmiot przetwarzający — zgodnie z DPA, o ile ma zastosowanie.

9.2. DPA jest udostępniane Klientom B2B zgodnie z procesem wskazanym na stronie DPA lub na żądanie poprzez kontakt na legal@lifetree.finance.

9.3. Informacje o lokalizacji infrastruktury (EOG), środkach bezpieczeństwa, podwykonawcach oraz transferach danych są opisane w Polityce Prywatności i DPA.

10. Retencja i eksport (anti-hostage)

10.1. Klient zachowuje prawo dostępu do swoich danych w Usłudze przez cały okres obowiązywania Umowy. Po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu Klient może skorzystać z mechanizmów eksportu, o których mowa w pkt 10.2, w zakresie i terminach wskazanych przez Operatora.

10.2. Operator zapewnia mechanizmy eksportu danych w zakresie i formatach udostępnianych przez Usługę (zasada anti-hostage export), z zastrzeżeniem wymogów bezpieczeństwa oraz ograniczeń technicznych.

10.3. Szczegółowe zasady retencji danych, kopii zapasowych oraz przechowywania dokumentów (w tym ewentualnych mechanizmów WORM) opisuje Polityka Prywatności i/lub DPA, o ile ma zastosowanie.

10.4. W zakresie danych rozliczeniowych i dokumentów księgowych przetwarzanych przez Operatora jako Administrator (np. dane konta/rozliczeń), okres przechowywania wynika z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego. W praktyce oznacza to co do zasady przechowywanie przez okres wymagany prawem, w tym przez 5 pełnych lat kalendarzowych po roku, którego dokumenty dotyczą (zasada „5+1”), o ile ma zastosowanie.

10.5. Niezależnie od powyższego, w ramach wybranych ustawień/planu Usługa może udostępniać opcję niezmienności (WORM) dla określonych artefaktów lub kategorii danych, co może skutkować dłuższą retencją dla celów audytowalności i zgodności — zgodnie z konfiguracją Usługi oraz obowiązującym prawem.

11. Plany, ceny i rozliczenia

11.1. Klient uzyskuje dostęp do Usługi w ramach bezpłatnego okresu próbnego (14 dni), o ile jest on przewidziany w aktualnej ofercie Operatora. Po upływie okresu próbnego dostęp do pełnych funkcji Usługi wymaga wyboru i aktywacji płatnego Planu. Dostępne plany subskrypcyjne: SPOKÓJ, OPANOWANIE, PEWNOŚĆ (lub inne wskazane w aktualnym cenniku).

11.2. Ceny są prezentowane w PLN netto. Do ceny zostanie doliczony VAT 23%, o ile ma zastosowanie.

11.3. Po wyborze Planu Usługa lub Operator przygotowuje dokument rozliczeniowy (fakturę VAT lub inny właściwy dokument) zgodnie z obowiązującymi przepisami. Płatności są realizowane zgodnie z metodami wskazanymi w dokumencie rozliczeniowym lub w Usłudze, w szczególności przelewem na rachunek bankowy Operatora lub w inny sposób przez niego wskazany.

11.4. Brak płatności w terminie może skutkować ograniczeniem funkcjonalności, zawieszeniem dostępu lub rozwiązaniem Umowy, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa oraz możliwości eksportu danych w rozsądnym zakresie.

12. Konto, Workspace i uprawnienia

12.1. Workspace tworzy właściciel firmy lub osoba upoważniona do działania w imieniu Klienta.

12.2. Klient może przyznawać dostępy Użytkownikom (np. księgowym) według ról i uprawnień dostępnych w Usłudze.

12.3. Klient zobowiązuje się do ochrony danych logowania, stosowania bezpiecznych haseł oraz nieudostępniania kont osobom nieuprawnionym.

13. Dozwolone korzystanie i zakazy

13.1. Klient zobowiązuje się korzystać z Usługi zgodnie z prawem oraz Regulaminem.

13.2. Zabronione jest w szczególności:

  • dostarczanie treści bezprawnych,
  • omijanie zabezpieczeń, testowanie podatności bez zgody Operatora,
  • masowe pobieranie danych lub automatyzacja wykraczająca poza udostępnione funkcje (z wyjątkiem mechanizmów eksportu przewidzianych w Usłudze),
  • działania mogące zakłócać działanie Usługi lub infrastruktury Operatora.

13.3. Operator może czasowo ograniczyć dostęp do Usługi w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa lub Regulaminu, w zakresie niezbędnym do ochrony Usługi i danych.

14. Własność intelektualna

14.1. Usługa, jej kod, interfejs, dokumentacja oraz elementy identyfikacji wizualnej stanowią własność Operatora lub podmiotów uprawnionych.

14.2. Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Usługi w okresie obowiązywania Umowy, wyłącznie na potrzeby własnej działalności gospodarczej.

15. Odpowiedzialność (B2B)

15.1. Operator świadczy Usługę z należytą starannością właściwą dla profesjonalnego charakteru działalności.

15.2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za:

  • działanie lub niedostępność systemów zewnętrznych (w szczególności KSeF),
  • skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie wyników automatyzacji lub AI, bez weryfikacji Użytkownika,
  • błędy wynikające z nieprawidłowej konfiguracji środowiska Klienta, urządzeń lub przeglądarki,
  • działania Użytkowników oraz osób trzecich, którym Klient udzielił dostępu.

15.3. Odpowiedzialność Operatora wobec Klienta może być ograniczona w granicach dopuszczalnych przez prawo, w szczególności w odniesieniu do szkód pośrednich, utraconych korzyści lub przerw w działalności, z zastrzeżeniem odpowiedzialności, której ograniczyć nie można.

15.4. Klient odpowiada za prawidłowość danych i dokumentów oraz za spełnianie obowiązków podatkowych i formalnych.

16. Wsparcie i reklamacje

16.1. Zgłoszenia wsparcia: support@lifetree.finance.

16.2. Zgłoszenia bezpieczeństwa: security@lifetree.finance (odpowiedzialne zgłaszanie podatności jest mile widziane).

16.3. Reklamacje i sprawy prawne: legal@lifetree.finance.

16.4. Operator udziela odpowiedzi w rozsądnym terminie, adekwatnym do charakteru zgłoszenia. Szczegółowe zasady obsługi (np. okna serwisowe, priorytety) mogą być publikowane w Usłudze lub w dokumentacji wsparcia.

17. Zmiany Usługi i Regulaminu

17.1. Operator może zmieniać Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmian prawa, zmian funkcji Usługi, zmian bezpieczeństwa, zmian dostawców infrastruktury w EOG, lub zmian organizacyjnych.

17.2. O zmianach Regulaminu Operator poinformuje Klienta z wyprzedzeniem w sposób przyjęty w Usłudze (np. komunikat w panelu, e-mail). Klient może wypowiedzieć Umowę, jeżeli nie akceptuje zmian, zgodnie z zasadami wypowiedzenia.

17.3. Wszelkie powiadomienia o istotnych zmianach, w tym o zmianie podmiotu pełniącego rolę Operatora Usługi, Administratora Danych lub Podmiotu Przetwarzającego, będą kierowane na adres e-mail przypisany do konta (Workspace). Takie powiadomienie uznaje się za doręczone, o ile Klient nie poinformował o zmianie adresu e-mail w sposób przewidziany przepisami.

17.4. Każda wersja Regulaminu oraz pozostałych dokumentów prawnych posiada określoną datę wejścia w życie. Aktualne oraz historyczne wersje dokumentów są trwale dostępne na dedykowanej stronie: Archiwum dokumentów.

18. Cesja / zmiana Operatora (klauzula strategiczna)

18.1. Klient przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę, że Operator może przenieść prawa i obowiązki wynikające z Umowy (w całości lub w części) na inny podmiot w EOG, w szczególności w przypadku reorganizacji biznesu, aportu przedsiębiorstwa, cesji lub przekształcenia (np. przejście do spółki kapitałowej).

18.2. W takim przypadku Umowa pozostaje w mocy i jest kontynuowana przez podmiot przejmujący bez konieczności zawierania odrębnej umowy, a dane Klienta mogą zostać przekazane w zakresie niezbędnym do kontynuacji świadczenia Usługi, z zachowaniem wymogów RODO, Polityki Prywatności oraz (jeśli dotyczy) DPA.

18.3. Operator zapewni, aby zmiana podmiotu nie pogorszyła istotnie poziomu ochrony danych i bezpieczeństwa, przy czym Klient zachowuje uprawnienia wynikające z prawa. W przypadku istotnej zmiany Operatora, Klient zachowuje prawo do wypowiedzenia Umowy zgodnie z niniejszym Regulaminem.

19. Postanowienia końcowe

19.1. Do Umowy stosuje się prawo polskie.

19.2. Spory Strony będą starały się rozwiązać polubownie. Jeżeli nie będzie to możliwe, spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.

19.3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają właściwe przepisy prawa, w tym Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (w zakresie mającym zastosowanie do relacji B2B).

19.4. Regulamin wchodzi w życie z dniem wskazanym w nagłówku.

19.5. Regulamin jest sporządzony i interpretowany zgodnie z prawem polskim. W przypadku rozbieżności między wersją polskojęzyczną a tłumaczeniem na inny język, wersja polskojęzyczna jest wiążąca.

JDG Oleksandr Khomenko LifeTree Finance • NIP: PL 8982326290 • REGON: 543103202 • ul. Romana Dmowskiego 13/15, 50-203 Wrocław